W dużej ilości firm można do dnia dzisiejszego zobaczyć wielkie segregatory, w jakich są przechowywane dokumenty, które się wystawia. Jeśli firma jest duża, to i dokumentów będzie sporo, niekiedy trzeba przeznaczyć na nie sporo cennej powierzchni.

Lecz w chwili obecnej nie jest to już konieczne, bo w ostatnim czasie obowiązujące przepisy zaczęły się dostosowywać do obecnych możliwości technologicznych i ewidencja cyfrowa przy wypełnieniu kilku warunków będzie jak najbardziej dopuszczalna i możliwa. Oczywiście będzie też znacznie wygodniejsza, bo z firmowego archiwum spokojnie będą mogły zniknąć najróżniejsze segregatory z raportami, rachunkami i fakturami. Oczywiście przejście na elektroniczną archiwizację będzie się wiązało z wdrożeniem odpowiedniego oprogramowania i przeprowadzenia zmian w organizacji firmy. Będą z tym związane jakieś koszty, lecz zalety takiego rozwiązania są na tyle duże, że bardzo szybko poniesione nakłady będą się zwracać, a firma będzie pracować efektywniej i wydajniej.



Dziś większość nowoczesnego oprogramowania typu ERP pozwala na prowadzenie kompleksowej archiwizacji dokumentów w cyfrowej postaci.

Gdy zainteresował Cię przedstawiany artykuł, to nie wahaj się tylko odwiedź serwis, a odnajdziesz tu podobne, fascynujące informacje na ten temat.

Jest więc możliwa pełna obsługa faktur w wersji elektronicznej, razem z wysyłaniem ich klientom za pomocą poczty elektronicznej, oraz przesyłanie wszystkich deklaracji do urzędów. Dzięki temu, że wszystkie kopie faktur dostępne są z poziomu systemu, to nie trzeba będzie ich drukować za każdym razem i gromadzić w pudłach. Dla urzędu skarbowego wystarczy, jeśli kopia tych wydruków będzie przechowywana na dysku lub płycie CD, a przy jakiejś kontroli szybko można będzie do zarchiwizowanych danych sięgnąć. Spora część programów umożliwia także rejestrację i archiwizację wszystkich dokumentów pojawiających się w firmie, czy to będą faktury zakupowe, oferty czy na przykład zamówienia. Dzięki temu, że zostają one trzymane pod postacią cyfrową, to dostęp do nich jest dużo prostszy, oprócz tego ma się dużo więcej kontroli nad tym, kto i kiedy realizował jakieś operacje na nich.