Właściciel niemalże każdej firmy miał do czynienia z tym problemem: zanim faktury zostaną przekazane do archiwizacji, muszą zostać parafowane przez część pracowników. Proces jest czasochłonny i skomplikowany, ale jest prosty patent na jego ułatwienie. Jaki?

Obieg faktur między personelem często bywa koszmarem. Proces jest niesprecyzowany, jedna faktura wraca do pracownika parokrotnie, albo przepada gdzieś w stosie reszty dokumentacji… Na szczęście, są dostępne jednak proste narzędzia, przyspieszające obieg faktur. Workflow faktur, czyli przepływ dokumentów, bazuje na starannym zaplanowaniu kto, komu i kiedy wręcza dokumentację.

Proces zazwyczaj rozpisany jest za pośrednictwem diagramów i dzieli się na kilka punktów. Każdy z nich dotyczy zainteresowanych pracowników oraz określa zakres ich zadań. Wyjaśnia także, jaki musi być stan dokumentu w poszczególnych etapach.

Pamiętaj, że wnikliwe opracowanie (https://www.ksiega-podatkowa.pl/) to nierzadko najcenniejsze źródło informacji? Tak jest i w niniejszym wypadku - gdy wejdziesz na ten link, znajdziesz podobne cenne materiały.

Workflow faktur może zostać opracowany i nadzorowany przez specjalne narzędzia informatyczne, ale przedsiębiorcy mogą pójść jeszcze krok dalej w przyspieszaniu procesu i postawić na zautomatyzowany obieg faktur - . Do systemu wprowadzamy elementarne dane dokumentu, tzn. jego numer seryjny, kwotę, na którą opiewa oraz walutę rozliczeniową.

W kolejnym etapie podajemy konkretne daty (np. otrzymania, nadania, wpływu kwoty) oraz dane klienta. Możemy budować własne bazy danych kontrahentów, przez co, uzupełnianie takich dokumentów będzie jeszcze szybsze. Następnie planujemy, jak będzie przebiegał obieg faktur - czytaj o obiegu faktur. System sam także może nam zaproponować jego przebieg. W efekcie powstaje wykres, precyzujący do kogo i kiedy ma trafić konkretny dokument. Proces finalizuje akceptacja faktury przez wskazaną osobę i finalnie archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszej firmie znacznie usprawni obieg dokumentów pomiędzy pracownikami i zagwarantuje większą przejrzystość w fakturach. Cały proces możemy rozpisać za pomocą specjalnych narzędzi i dodatkowo zdecydować się na elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązania, które nam to umożliwią są dostarczane także przez polskie firmy. Już dziś korzysta z nich kilkadziesiąt tysięcy osób.